Zarządzanie procesami w teatrze

Analogia

Zaobserwowałem, że dość często wyjaśnianie czym jest zarządzanie procesami spotyka się albo z niezrozumieniem albo z niewłaściwym rozumieniem. To drugie jest nawet bardziej groźne bo osoba, której wydaje się, że wie albo rezygnuje ze stosowania podejścia procesowego albo stosuje je niepoprawnie.

Kiedy zastanawiałem się jak w przystępny sposób wyjaśnić czym jest proces i zarządzanie procesami przyszła mi do głowy analogia teatralna. Okazało się, że ta analogia jest zadziwiająco głęboka. Wszystkie istotne pojęcia w dziedzinie zarządzania procesami można odnaleźć w świecie teatru. Wartością takiej analogii jest nie tylko możliwość przystępnego wyjaśnienia czym jest zarządzanie procesami, ale także ułatwienie w zapamiętaniu i właściwym rozumieniu  wszystkich istotnych elementów procesu.

Wdrożenie procesu

Wdrożenie procesu odpowiada wystawieniu sztuki teatralnej.

Punktem wyjście we wdrożeniu procesu jest przygotowanie jego modelu. W świecie teatru modelowi odpowiada tekst dramatu. Dramat operuje słowem. Model procesu mógłby w zasadzie być także przygotowany jako tekst choć nie jest to ani wygodne ani efektywne. Przy modelowaniu procesów stosuje się zwykle notacje graficzne. Jednym ze światowych standardów takiego opisu jest notacja BPMN (Business Process Model and Notation).

Tekst dramatu zawiera didaskalia. W modelu procesu didaskaliom odpowiadają dodatkowe informacje dodawane do poszczególnych symboli graficznych lub opisy warunków realizacji procesu lub jego kroków.

Aby model procesu mógł być realizowany musimy zapewnić niezbędne zasoby takie jak sprzęt, urządzenia, systemy informatyczne itp. oraz przypisać do ról osoby lub zespoły, które będą wykonywać kolejne kroki procesu. W teatrze te zasoby to scena, przygotowana scenografia, kostiumy, rekwizyty, oświetlenie, muzyka itp. oraz zespół aktorski czyli odtwórcy ról w dramacie.

Mając wszystkie składniki wymagane przed wdrożeniem procesu należy przetestować jego przebieg czyli sprawdzić czy model procesu i jego realizacja spełniają nasze oczekiwania.

W teatrze oznacza to przeprowadzenie prób z udziałem aktorów, które kończy próba generalna, poprzedzająca rozpoczęcie grania spektaklu czyli premierę.

Kiedy mamy już przetestowany proces należy przeprowadzić szkolenie dla osób i zespołów, które będą realizować proces oraz przeprowadzić akcję informacyjną w organizacji.

Akcja informacyjna to zamieszczenie przygotowywanego spektaklu w repertuarze teatru, przygotowanie stosownej informacji dla potencjalnych widzów i rozpoczęcie sprzedaży biletów.

Spektakl przygotowywany jest dla widzów. Podobnie w świecie procesów. Proces jest wdrażany z myślą o klientach czyli tych, którzy będą korzystali z rezultatów i produktów procesu. Kiedy proces jest gotowy do wdrożenia w organizacji (spektakl pojawia się w repertuarze teatru) zaczynamy go realizować (grane są kolejne przedstawienia). Miarą satysfakcji widzów po obejrzeniu spektaklu są oklaski lub tupanie. W świecie procesów odpowiada to poziomowi satysfakcji klienta, który powinien być mierzony a często nie jest. Tu świat teatru daje dobry przykład.

O jakości przestawienia, oprócz oklasków widzów, świadczą także opinie recenzentów. W świecie procesów rolę recenzentów spełniają audytorzy, którzy oceniają jakość realizacji procesu.

Jeden dramat może mieć różne inscenizacje różniące się np. scenografią, ruchem scenicznym, oświetleniem, oprawą muzyczną itp. Podobnie jeden proces może mieć różne wdrożenia dopasowane do celów organizacji i dostępności zasobów.

Role

Rola to podstawowe pojęcie w procesie. Oznacza zakres obowiązków oraz uprawnień, którymi dysponuje osoba lub zespół. Poszczególne kroki procesu realizowane są przez role. Tak samo jak w teatrze gdzie poszczególne kwestie dramatu przypisane są do roli. Tu analogia jest zupełna z dokładnością do nazwy „rola”.

Jedna osoba lub zespół osób może pełnić w procesie kilka ról. Tak też może być w teatrze kiedy jeden aktor wciela się w różne role.

Tu istotna uwaga. Roli w procesie nie należy utożsamiać ze stanowiskiem pracownika jakie zajmuje on w strukturze organizacyjnej. Skoro jedna osoba może pełnić wiele ról to utożsamianie roli ze stanowiskiem nie miałoby sensu. Podobnie w teatrze gdzie np. dyrektor teatru (stanowisko) może wystąpić w roli, ale wtedy staje się po prostu jednym z aktorów.

Podstawowe cechy roli przedstawia poniższy diagram.

Posługiwanie się w modelu procesu rolami, a nie stanowiskami, ma podstawową zaletę, bo przy zmianach organizacyjnych lub zmianach nazw stanowisk/zespołów/jednostek nie ma potrzeby aktualizacji modelu procesu. Wystarczy zmiana przypisania ról do stanowisk, zespołów lub jednostek organizacyjnych. Podobnie w teatrze jeśli następuje zmiana obsady roli to zmieniamy aktora, ale nazwa roli pozostaje taka sama.

Role w procesie można podzielić na dwie klasy – pierwsza to role realizujące poszczególne kroki procesu (to aktorzy w spektaklu), druga to role kluczowe, które odpowiadają za cały proces (spektakl) na dwóch poziomach: strategicznym – właściciel procesu i operacyjnym – kierownik procesu.  W teatrze te kluczowe role to producent przedstawienia (odpowiada właścicielowi procesu) i reżyser (odpowiada kierownikowi procesu).

Właściciel procesu i kierownik procesu nie realizują czynności procesu ale mają zapewnić, że cały proces realizowany jest właściwie. Podobnie w teatrze – producent i reżyser nie grają ale odpowiadają za cały spektakl.